管理交流

从事审计工作后，先后参与了公司所属4个单位的经济责任制审计及部分项目的专项审计工作，对各单位的项目管理模式有了较深入的了解，对各项具体业务也有了新的认识。现行模式下，项目作为公司的利润中心，其成本控制特别是材料成本的控制对项目预期效益的实现起着举足轻重的作用，但从管理现状来看，项目物资管理工作还存在一些问题，材料成本有效管控还有很长的路要走。

一、审计发现的项目物资管理问题

从审计角度梳理和总结，物资管理存在的问题主要反映在以下几个方面：

（一）物资管理制度不够健全。大部分项目未制定或只制定了部分物资管理制度，基本执行公司或分公司的物资管理制度，未根据项目实际情况制定切实可行的制度，如物资出入库管理、物资盘点等。管理制度的适应性差，导致制度的执行上会打一定折扣，是造成物资管理不规范的基础性原因。

（二）人员配置不合理。部分项目因经营模式或管控人工成本需要，物资管理人员配置不足，部分项目只配置一名专职物资管理人员或兼职物资管理人员，一人多岗，不相容岗位未分离，且因管理资源不足，导致物资管理工作仅侧重于前期的采购、物资到场、出库协调等工作，无法兼顾后续的物资管理工作，一些重要的程序性工作，如采购计划、验收、入库、出库、盘点、分包商领用后的跟踪管理等基本流于形式，仅为满足制度要求的应付性工作，基础管理工作薄弱。

（三）采购计划编制不合理或因现场情况变化，存在较多的逆流程采购或紧急采购情况。集采的目的是为降低采购成本，但因项目采购计划编制不合理或因现场情况复杂，如需要临时代分包队伍采购等，造成逆流程采购或紧急采购，势必会使采购成本上升，且代采购还会挤占项目的部分资金，甚至导致对分包队伍的超结超付风险。

（四）规避公司集采，化整为零，超权限采购。部分项目未按照公司要求，对项目整个周期的物资采购进行合理规划，为规避集采程序，分次进行自主采购，且较多采用竞争性谈判、单一来源等采购方式，易造成竞争不充分，采购成本上升，甚至徇私舞弊风险。

（五）物资验收与实际采购不同步，未进行暂估入库，易造成采购数据出现差错。因供应商一般在供货的次月与项目进行结算后开具发票，物资到货时项目一般以供应商送货单作为验收依据，仓库人员根据送货单登记材料采购台账，作为与供应商结算的依据，双方核对一致后，供应商开具材料发票，设备物资部门根据发票在仓储系统验收入库。在审计过程中发现，因未及时对到货材料暂估入库，部分项目材料结算金额与台账登记数据存在差异，甚至存在部分送货单遗失，审计人员无法对实际采购数量进行复核确认的情况。

（六）物资出库存在滞后，造成项目成本不实。因上述物资验收未进行暂估入库的实际情况，项目人员或分包队领用物资时先使用手工填制的领料单，待采购发票开具验收入库后，根据原始的领料单在仓储系统开具出库单，交财务部门进行核算，材料成本入账存在滞后性，造成项目分期成本不实。

（七）物资部门未对分包领用、调拨材料进行区分，导致对分包甲供材料核销及调拨材料扣款可能存在差错。因分包合同交底未到位或管理粗放等原因，物资部门对分包单位领用、调拨材料未能清楚区分，实际执行中，全部以领用方式出库，由经营部门对调拨的材料款在分包结算中进行扣除。审计中发现，根据分包合同，调拨材料价格为项目部采购价格加一定的采保费，但物资部门提供给经营部门的分包领用台账并未提供采购单价，调拨扣款价格由经营部门确定，存在错扣的风险。

（八）物资盘点工作未有效开展。审计中发现，项目的物资盘点工作基本流于形式，基本上没有项目按照物资相关管理制度的要求，进行月度盘点工作，大部分是因年报审计的要求，在年末进行一次账盘，掩盖了可能存在的因管理不善等问题引起的物资损失的风险。

（九）分包甲供材料核销工作开展不理想，调拨材料未及时进行扣款。审计过程中发现，大部分项目未实质开展分包甲供材料核销工作，而在开展过程材料核销的项目，能够做到对超耗的材料款及时扣回的又寥寥无几。调拨部分的扣款也因分包商管控问题，难以及时扣回，存在分包项目完工后无款可扣的情况，材料核销这一重要管控手段基本失效。

二、形成的原因分析

（一）部分单位对材料成本管控缺乏必要的重视，重履约、轻成本，重结果、轻过程等管理思想依然较重。

（二）物资管理专业人员缺乏，难以做到不相容岗位分离。从审计过的项目来看，基本上都存在缺人的状况，有的项目甚至没有专职的物资管理人员，而由其他部门人员兼职，有的项目从人头来看不少，但实际具备物资管理专业技能的人员还是少之又少，物资管理工作难以从根本上做到不相容岗位分离，重采购轻后续管理，造成材料管理失控。

（三）项目对分包队伍的管控不到位，合同执行刚性不强。部分专业分包项目，因分包商经营状况不佳等原因，所需的材料转由项目部代为采购，造成项目采购任务加重、紧急采购增多、项目资金被无效占用。

（四）部门间的联动不够，造成物资管理工作的脱节。分包合同的交底工作不到位，项目物资管理部门对分包队伍哪些材料属于领用、哪些材料属于调拨无清晰的概念，未及时将调拨材料采购价格提供给经营部门，经营部门无法准确计算进行扣款。

（五）部分管理人员的工作责任心不强，工作未做到位，如因暂估入库手续繁琐而不进行暂估入库，且因人手不够，所做的工作无相关人员复核，造成物资管理基础工作薄弱。

三、对提高物资管理水平的一些建议

（一）加强物资管理人员的培养，特别是自营项目物资管理人员的培养，根据设备物资采购总量配备适合的物资管理人员，或配备一定的兼职物资管理人员，确保物资管理不相容岗位分离。

对联营项目，因物资管理人员一般较少，可采用零库存的方式进行物资管理，即采购物资进场后，直接与分包商办理出库手续，将后续的物资管理责任转嫁给分包商，并跟踪做好材料核销、调拨扣款工作，减轻后续管理的压力，降低物资损失风险。

（二）提高物资采购计划的准确性，提前做好审批等各项采购准备工作，真正发挥集采的优势，切实降低采购成本；严格执行分包合同，减少代分包采购数量，避免代采购占用项目资金及可能造成的分包超付情况。

（三）加强物资管理基础工作，对货到发票未到的材料暂估入库，及时录入仓储系统，领用时及时办理出库，确保材料成本与实际匹配，做实材料盘点工作，及时发现物资管理工作中存在的问题。

（四）加强部门间沟通协调，做好甲供材料核销及调拨材料扣款工作。经营部门应确保分包合同交底到位，物资部门严格按照合同区分甲供材料、调拨材料，做好每个分包队伍甲供材领用台账，为材料核销工作打好基础；物资部门根据分包合同约定价格开具调拨材料调拨单，提供给经营部门，作为扣减分包结算的依据，如经营部门对因其他原因引起的调拨价格与合同约定价格不一致的，应对调整原因做出说明，经营部门应定期公布各分包队应扣材料款、已扣材料款及未扣款数据，对未及时扣回的应说明原因及拟采取的措施。

【责任编辑：韩佳福】